ادارة المشاريع : تعلّم العناصر الأساسية لإدارة المشاريع بشكلٍ ناجح
الكاتب / الكاتبة نشرت في أبريل 6, 2018
نحن نعتقد أن مبادئ ادارة المشاريع هي مبادئ جوهرية، وبالتالي يجب تدريسها للجميع في خلال السنوات الدراسية. عندما تقوم بالتخطيط لعطلتك التالية أو لإطلاق منتجٍ جديدٍ في عالم الأعمال، فأنت تشارك في بدءِ مشروعٍ ما والتخطيط له.
قد يستفيد من هذه المدونة أي شخص يتولى مشروعًا ما، بما في ذلك: مدراء الأعمال وأصحاب المشاريع ومدراء المشاريع والقادة.
مقدّمة في ادارة المشاريع
ما هو المشروع بالضَّبط؟ إنَّ المشروع هو عبارة عن مجموعة مؤقتة من الأنشطة المصمّمة لإنتاج منتجٍ أو خدمةٍ فريدة من نوعها.
المشروع هنا مقيّد بزمن، أي له تاريخ بداية وتاريخ نهاية، وبالتالي لديه إطار وموارد محدّدة.
ويتميّز المشروع بأربعة عناصر أساسيَّة:
- إطار زمني محدَّد مع تاريخ البداية وتاريخ النهاية وإنجازات محدَّدة
- نهج قائم على حسن التنسيق للأحداث المترابطة وتتابُعها
- نتيجة مرجوّة مثل حدث هام أو جدول زمني أو هدف معيّن
- خصائص فريدة تعتمد على موارد المشروع ونطاقِه وبيئته
إنَّ إدارة المشاريع هي تطبيقٌ للمعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات في خلال أنشطة المشروع لتحقيق متطلباته. يتم تسليم المشروع في مراحل من إجراءات مشتركة في عملية إدارة المشاريع.
وتندرج إجراءات إدارة المشروع في خمس مجموعات هي:
- التّأسيس
- التخطيط
- التنفيذ
- الرّصد والمراقبة
- الإغلاق
وبالنسبة لمراحل المشروع، فهي تساعد مدير المشروع على ضمان تحقيق الإنجازات المتوخّاة في نهاية كل مرحلة وعلى إعداد أعضاء فريق المشروع بشكل صحيح للمرحلة المقبلة.
كمديرٍ للمشروع، تذكّر أن تبقى على استعدادٍ للتخطيط والإدارة والتنفيذ والمراقبة والدعم والقياس وتقديم التقارير والتواصل ومواجهة التحديات والمخاطر غير المخطط لها.
تأسيس المشروع والتّخطيط له
إذا أردت أن ينجح مشروعك، فعليك أن تبدأ بانطلاقةٍ جيّدة. حيث إنّ عدم وضوح أهداف المشروع الخاص بك يمكن أن يأخذ المشروع في اتجاهٍ مختلف ويخلق توقعات ومخاوف غير واقعية.
قبل البدء بالتَّخطيط والمتابعة وتقديم التقارير، عليك أن تتأكد من توافق الجميع عبر وثيقة واضحة الأهداف حول بدء المشروع. وتهدف هذه الوثيقة إلى تخطيط المشروع وتضمن إيضاح اتجاهه لجميع الأطراف المعنيّة.
وتشمل وثيقة بدء المشروع المعلومات اللّازمة لبدء مشروعك وإيصال المعلومات الأساسية لأصحاب المصلحة في المشروع.
تتضمّن وثيقة بدء المشروع غالبًا ما يلي:
- اسم المشروع
- غاية المشروع والفوائد العائدة عنه
- الأهداف المتوقعة
- الإنجازات والنتائج
توفر وثيقة بدء المشروع ما يلي:
- تعرّف المشروع ونطاقه
- تبرر المشروع
- تؤمّن تمويل المشروع، إذا لزم الأمر
- تحدّد أدوار المشاركين في المشروع ومسؤوليّاتهم
- توفّر المعلومات اللّازمة لزيادة إنتاجية المشاركين وفعاليّتهم
عبر صياغة وثيقة بدء المشروع، تقوم بالإجابة على الأسئلة التالية: ماذا؟ لماذا؟ من؟ كيف؟ متى؟
وضع خطة المشروع الخاص بك
بعد صياغة وثيقة بدء المشروع، تصبح على استعداد لوضع خطة المشروع التي هي خارطة طريق للمشروع. لوضع خطة المشروع سوف تحتاج إلى ما يلي:
- تقويمات المشروع وتقويماتك الشّخصية على مستوى أيام العمل والنّوبات وتوافر الموارد
- وصف نطاق المشروع لتحديد تواريخ البدء والانتهاء الرئيسية والافتراضات الرئيسية وراء هذه الخطة، والصعوبات والقيود الرئيسية
- توقعات أصحاب المصلحة للمساعدة في تحديد معالم المشروع
- مخاطر المشروع للتأكد من توافر الوقت لمعالجة المخاطر التي تمّ تحديدها
- قوائم الأنشطة والاحتياجات من الموارد اللاّزمة لتحديد ما إذا كانت هناك عوائق أخرى يجب مراعاتها عند وضع الجدول الزمني
يتمحور دور خطة المشروع حول:
- قيادة عمليّة تنفيذ المشروع ومراقبته
- توثيق افتراضات التّخطيط وقراراته
- تسهيل التواصل بين أصحاب المصلحة
- توثيق النّطاق المعتمد والتّكلفة والخطوط الأساسية للجدول الزّمني
يمكن إنشاء خطة المشروع باستخدام:
- مخطَّط جانت (Gantt): هو نوع من التخطيط الشريطي يوضح جميع المهام المتعلّقة بالمشروع بالإضافة إلى ترتيبها في جدولٍ زمني بصري. وهذا يعطي لمحة عامة فورية عن المشروع والمهام المرتبطة به وموعد انتهائها.
- مخطط بيرت (PERT): هو مخطط شبكي يوضح التّرتيب التسلسلي لأعمال المشروع حيث لا يمكن البدء ببعض الأنشطة قبل استكمال غيرها
- ملف اكسل (Excel) بسيط
ما يجب إدراجه في خطة مشروعك
تعتبر خطة المشروع خارطة طريق في ادارة المشاريع حيث إنّها تخلق لغةً مشتركةً يمكن للأطراف المعنيَّة الرّجوع إليها للتأكد من أن المشروع يسير نحو الهدف المحدّد فيما يخص الوقت والنتائج والتكاليف.
تشمل خطة المشروع عادةً ما يلي:
- إدارة نطاق المشروع: المشروع (العمل المتوقع) والمنتج (الميزات والوظائف)
- إدارة المتطلبات: التوثيق والتحليل وتحديد الأولويات والاتفاق على المتطلبات ثم السيطرة على التغيير والتواصل مع الجهات المعنية
- إدارة الجدول الزمني:معالم المشروع والأنشطة والمواد المقدمة، وتواريخ البداية والنهاية المتوقعة
- الإدارة المالية: تفاصيل الاستثمار والميزانية
- إدارة الجودة: تخطيط الجودة ومراقبة الجودة وضمان الجودة وتحسين الجودة
- إدارة الموارد: الموارد المالية و الأدوات والموارد البشرية والمهارات والموارد الإنتاجية، و/ أو تكنولوجيا المعلومات
- إدارة أصحاب المصلحة: تحديد علاقات إيجابية مع أصحاب المصلحة وإدارتها من خلال الإدارة المناسبة لتطلعاتهم والأهداف المتفق عليها
- إدارة الاتصالات: ما هي المعلومات المحتاجة في المشروع، ومن يحتاج أي معلومات، ومتى يجب أن تجهز المعلومات، و ما هو الشكل الذي يتم تسليمها فيه، ومن سيكون مسؤولا عن نقل المعلومات وتقديمها
- إدارة تغير المشروع: تغيير التحكم بمعايير المشروع وأثرها عليه
- إدارة المخاطر: تحديد المخاطر وتقييمها وتحديد الأولويات
- إدارة المشتريات: إنشاء العلاقات وصيانتها وإغلاقها مع موردي السلع والخدمات اللازمة للمشروع
بالإضافة إلى وثيقة بدء المشروع وخطة المشروع، يمكن لمدراء المشروع إعداد هيكلية تقسيم العمل التي هي إنجاز رئيسي يساهم في تنظيم عمل الفريق إلى أقسام يمكن التحكم بها.
إنّ استخدام الخطوات والرسم البياني أعلاه يعتمد إلى حدٍّ كبير على مدى تعقيد المشروع وحجمه. تذكّر أنّ التخطيط الجيد يرفع معدل النجاح أكثر.
تنفيذ مشروعك بفاعلية
الآن وقد أعددتَ خطة مشروعك، أصبحت جاهزًا لبدء مراحل تنفيذ المشروع لتحقيق الأهداف المرجوّة. ويشمل التنفيذ التوزيع المناسب والتنسيق وإدارة الموارد البشرية والمادية والمالية. وبصفتك مديرًا للمشروع، عليك أن تسيطر عبر عملية الرصد والتحكم على كل العمليات والمواد المقدمة وأداء المشروع حتى يتسنى لك تحديد المشاكل المحتملة في الوقت المناسب واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.
وغالبًا ما تشمل عملية الرّصد والتحكم ما يلي:
- قياس أنشطة المشروع الجارية (العملية الحاليّة وما هي عليه)
- رصد متغيرات المشروع (التكلفة والجهد، والنطاق، وما إلى ذلك) مقابل خطة إدارة المشروع وأداء المشروع (العملية المستقبلية – وما يجب أن تكون عليه)
- تحديد الإجراءات التصحيحية لمعالجة القضايا والمخاطر بشكل صحيح (كيف يمكن أن نعود إلى المسار الصحيح مرة أخرى)
- التأثير في العوامل التي من شأنها الالتفاف على عملية التحكم في التغيير بحيث يتم تطبيق التغييرات الموافق عليها فحسب
يجب على مدراء المشاريع مراقبة ثلاثة عناصر رئيسية هي: الوقت والنطاق والتكلفة. ويشمل النطاق المواد التي يجب تقديمها استنادًا إلى نوعية معينة متفق عليها في خلال فترة زمنية محددة. ولا ينبغي أبدًا التضحية بالجودة، ولكن يمكن تعديلها من خلال إعادة تحديد النطاق، بالاتفاق مع صاحب المشروع.
ادارة المشاريع : إدارة اتصالات المشروع بفعالية
يمكن لمدراء المشروع استخدام لوحة معلومات المشروع للتواصل عن حالة المشروع بسرعة وفعالية. ويمكن تحقيق ذلك عن طريق اتباع الخطوات التالية:
- تقييم الأهداف والتوقعات المدرجة على لوحة المعلومات الخاصة بك: – لماذا تستخدمها؟ – ماذا يجب أن تشمل من حيث الميزانية والاجتماعات والموارد وأوضاع الأنشطة والمخاطر؟
- تحديد ما ينبغي أن يظهر على لوحة معلومات المشروع، وكيف ينبغي تمثيله
- التأكد من أن يتحمل الأشخاص مسؤولية قراراتهم فيما يخص التقديرات والقرارات المتعلقة بلوحة معلومات المشروع
- تحسين لوحة المعلومات حسب الحاجة وذلك بإضافة الإجراءات أو إلغائها ، وزيادة حساسية التقرير أو تقليلها ، وتشجيع الناس على اتخاذ الأحكام الجيدة، والتحقق من صحة المعلومات التي يتم الإبلاغ عنها
أمّا بالنسبة للمشاريع الأكثر تعقيدًا، فيكمن لمدراء المشاريع استخدام تقرير إنجازات المشروع لتحقيق التواصل الفعال فيها. ويشمل هذا التقرير:
- وصف الإنجاز: تفاصيل حول ما تم تحقيقه من أجل استكمال مواصفات الإنجاز
- تاريخ الاستحقاق: تاريخ استحقاق الإنجاز وفقًا لخطة المشروع الحالية
- تاريخ الإنجاز الفعلي: تاريخ استكمال الإنجاز فعليًّا
- التعليقات: تفاصيل حول التعديلات المضافة على الخطة الأصلية، مثلًا السبب وراء عدم الالتزام بالموعد المحدد أو تغيير المواد المقدمة.
يمكن إجراء الاتصالات اللازمة للمشروع عن طريق قنوات مختلفة استنادا إلى خطة اتصال محددة. لكن على الرغم من فعالية قنوات الاتصال عبر الانترنت، ينبغي على مدراء المشاريع عقد اجتماعات منتظمة طوال فترة المشروع.
إغلاق المشروع
وحالما يتم استكمال جميع مراحل المشروع، يبقى على مدير المشروع أن يضمن القبول الرسمي وينهي المشروع. في هذه المرحلة، يكون مدراء المشاريع وفرق العمل هم المسؤولين عن أرشفة جميع الملفات وتوثيق الدروس المستفادة.
تتألّف المرحلة الختامية من التالي:
- إغلاق العقد بما في ذلك السجلات المفتوحة وإغلاق جميع العقود في أي مرحلة من مراحل المشروع
- إغلاق المشروع ووضع اللمسات الأخيرة لجميع الأنشطة في جميع العمليات لإغلاق المشروع أو مرحلة منه رسميًّا
وتتضمن عملية الإغلاق أيضًا مرحلة مراجعة ما بعد التنفيذ. وتعتبر هذه المرحلة شديدة الأهمية حيث إنها تساعد فريق المشروع على اكتساب الخبرة وتطبيق ما تعلّموه في المشاريع المستقبلية.
ما الذي يجعل منك مدير مشروع ناجح؟
التواصل هو مهارة أساسية لمدراء المشاريع، حيث يقضي مدراء المشاريع عادةً ما يصل إلى 90% من وقتهم في الاتصالات (الاجتماعات والمكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل). وعلى الرّغم من أنّ واجبات مدراء المشاريع ومسؤولياتهم تختلف من مشروع إلى آخر ومن شركة إلى أخرى، فإن المهام التالية شائعة إلى حد ما لجميع مدراء المشاريع:
- تخطيط المشروع
- التفاعل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين والتواصل معهم
- تدبير الحصول على موارد المشروع
- التفاعل مع العملاء في الخارج، والبائعين والموردين
- بدء تنفيذ المشروع
- مراقبة سير العمل في المشروع باستمرار، ومراجعة الأهداف الانتقالية وضبط عناصر المشروع حسب الحاجة
- إدارة فريق المشروع، والتفويض وتقديم ملاحظات
- تحديد الفرص والمشاكل والحلول المرتبطة والتعديلات
- إدارة الصراعات وحلّها
- استشارة المستشارين والموجهين والمدربين
يمتلك مدير المشاريع الناجح مهارات وخصائص متنوعة، مثل:
- القيادة والثقة بالنفس
- البراغماتية والتعاطف
- إجراء اجتماعات السلوك على نحو فعال
- حل الصراع والحكم السليم
- القدرة على التفاوض والتأثير
- بناء فريق العمل والتحفيز
- إدارة العلاقات
- اتخاذ القرار والتحليل (البيانات والأثر)
- الانتباه إلى التفاصيل ورؤية الصورة الأكبر
- الاستماع والكرم والمرونة والفكاهة والهدوء
- القدرة على تقديم الانتقادات وتلقيها
- التوعية حول أدوات لإدارة المشاريع
- الوعي السياسي والثقافي
- الإدارة العامة
عثرات مدراء المشاريع الشائعة
يتم وضع مدراء المشاريع في مراكز حساسة وصعبة جدا تحيط بها احتمالات الأخطاء في كل مرحلة من مراحل المشروع.
لذا، بعض العثرات التي يجب على مدراء المشاريع تجنبها تشمل ما يلي:
- الإخفاق في معالجة القضايا على الفور
- إعادة الجدولة في كثيرٍ من الأحيان
- الاقتناع بالوصول إلى المراحل في الوقت المحدد أثناء تجاهل الجودة
- التركيز أكثر على تولي مشروع وبدرجة أقل على إدارة المشاريع
- الإدارة المفصلة بدلا من القيام بالإدارة والتفويض على نحو فعال
- اعتماد أدوات جديدة بسرعة كبيرة
- رصد تقدم المشروع بشكل متقطع
كما هو الحال في أي مهنة أخرى، فإن مدراء المشاريع يتعلمون بشكل مستمر. إنهم يعملون باستمرار على تعزيز مهاراتهم الفنية والإدارية والعلاقات الشخصية الخاصة بهم، فيتعلمون من أخطائهم ويستخدمون خبراتهم لإدارة مشاريعهم المستقبلية بنجاح.
قائمة تدقيق مدير المشروع
يستفيد مدراء المشاريع من مهاراتهم وتقنياتهم في كل مرحلة من مراحل المشروع. وهنا لائحة من المجالات التي يحتاجها مدراء المشاريع لضمان أنهم يحسنون صنعا:
- تكامل المشروع: تطوير فهم عميق لأهداف المشروع، وكيف يمكن للعناصر المختلفة أن تتناسب لتحقيق نتيجة ناجحة
- إدارة النطاق: تحديد النطاق عند بداية المشروع بناء على المتطلبات وإدارته على نحو وثيق أثناء السيطرة على أية تغييرات طارئة
- إدارة الجدول الزمني: تحديد سلسلة الأنشطة بوضوح ، وتقدير الوقت اللازم لكلٍّ منها ، وإبقاء وقت إضافي تحسّبًا لما هو غير متوقع
- إدارة التكلفة: الإبقاء على الانتظام مع تقييمك والميزانية، والتحكم في قرارات المشروع بالإضافة إلى فهم ما يؤثر على التكاليف من أجل وضع نظام لرصد الأداء المالي للمشروع
- إدارة الجودة: يتعين تسليم المشاريع في الوقت المحدد، تبعًا للميزانية والمواصفات المحددة
- إدارة الأشخاص: الحصول على المزيج الصحيح من المهارات الشخصية والتقنية والسياسية في فريقك
- الاتصالات: التواصل مع الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب وباستخدام الأساليب المناسبة
- إدارة المخاطر: فهم أي من المخاطر تكون مهمة ووضع خطة لرصد ومراقبة المخاطر الرئيسية المتعلقة بالمشروع
- مشتريات المشروع: في حال كنت تعتمد على موردين خارجيين، سوف تحتاج إلى إدارة التكلفة والوقت وتأثير الجودة عن كثب
وأخيرًا، إنّ متابعة هذه المجالات تساعد مدراء المشاريع على ضمان تنفيذ المشاريع الناجحة في الموعد المحدد وضمن الميزانية المدروسة ومستوى الجودة المطلوب.