الانتاجية في العمل : أن تصبح أكثر إنتاجية اليوم
الكاتب / الكاتبة نشرت في مارس 15, 2018
الانتاجية في العمل : هذا يعني أن تصبح شخصاً مُتحراراً من الضغوط, وبالتالي أن تصبح شخصاً أكثر نجاحاً. إكتشف طريقة و كيفية تحسين المهارات الأنتاجية الخاصة بك, عن طريق تعلم كيفية أن نكون مستعدين دائماً
أن تكون شخصاً منتجاً هو شيء مُهم للجميع سواء كنت في المدرسة، الجامعة، عندما تبحث عن وظيفة، بينما أنت في وظيفة، وعند بدء عمل تجاري، وعندما تسعى للاستثمار أو التمويل. وهي واحدة من المهارات الأساسية في أي طريق مهني تسلكه سواء كان العمل أكاديمياً، في مجال الطب أو إدارة الأعمال.
عناصر إدارة الوقت الخمسة لتحسين الانتاجية في العمل
هل سبق لك وقمت بوضعِ جدولٍ زمنيٍ للمهام ولكنك لم تتمكن من الالتزام به؟ هل سبق لك وأن تساءلت لماذا يومٌ بأكمله مكون من 24 ساعة لا يبدو كافياً؟ هل تواجه مشكلاتٍ في إدارة وقتك والاستفادة من موارِدك الخاصة مما يمنعك من أن تكون شخصاً منتجاً؟
للإجابة على هذه الأسئلة، عليك تقييم نفسك وفقاً للمعاير التالية:
- تحديد الأولويات: ابتدئ يومك بوضع لائحة المهام التي يجب القيام بها، قم بتصنيف المهام ضمن الفئات التالية: المُهم والمُستعجل، مُهم لكن غير مُستعجل، غير مُهم لكن مُستعجل، غير مُهم وغير مُستعجل. إن إتباعك لهذه الطريقة سيعطيك شعوراً بأنك أكثر إنتاجية في بداية يومك، مما سَيُبقيك أقل توتراً وأقل ُفقدانً للحافز في نهاية اليوم.
- اعتماد مهارات تنظيمية: وهذا يتضمن بعض المهام الصغيرة التي قد تُحدث فارقاً كبيراً، على سبيل المثال، تصنيف وفرز الملفات في مجلدات، ترتيبها بشكلٍ صحيح، تنظيف وتنظيم سطح المكتب ومكان العمل، وضع مخطط للمهام التي يجب عليك القيام بها قبل المباشرة بالعمل. هذه طرقٌ بسيطةٌ تُساعِدك على البقاء مركزاً على مهمة واحدة وتُؤمن لك عدم التعرض للمقاطعة من دون داعي.
- التحكم بالعوامل التي قد تُشتت تركيزك وإدارتها: هذا لا يشمُل الجلوس في مكانٍ هادئٍ أو تحويل الهاتف إلى وضع الصامت، لأنه يجب عليك السيطرة على العوامل الداخلية التي قد تُشتِتُك. على سبيل المثال، إن كنت تعمل وأنت دائم القلق والتفكير بمقدار المهام والعمل الواجب إنجازه، قم بكتابة هذه المهام على ورقةٍ جانبيةٍ بدلاً من أن تُبقيها في ذهنك.
- فَكّر جيداً قبل أن تقول “نعم”: عندما تُعرض عليك مهمة جديدة، وقبل أن توافق، عليك التغلب على الشعور بالحماس والإثارة لِحُصولكَ على مهمة جديدة. فَكّر بلائحة المهام التي قمت بوضعها مسبقاً. قم بإلغاء الاجتماعات الغير هامة، قم برفض الطلبات الموجهة إليك والتي لا تتوافق مع مهامك ذات الأولية العالية. لأنه بِقَولِكَ نعم هذا يعني المزيد من التوتر والمزيد من ضغط الوقت.
- قم بأخذ استراحات: قد تشعر دائماً بأنك بحاجةٍ لأن تعمل وتُنتج، لكّن الحياة ليست عبارة عن عمل فقط. تجنب أن تصبح شخصاً يسعى للكمال وتعلم متى يجب أن تقول هذا يكفي، لأن بعض الأشخاص قد يصبحون مُدمِنين على العمل ويجدون في العمل مهرباُ، وهم لا يعلمون أن هذا قد يقتل إبداعهم ويؤدي إلى الإجهاد المزمن. عليك أن تُبقي مساحةً للأصدقاء والهوايات. كي تكون شخصاً منتجاً عليك أن تكون شخصاً سعيدً أولاً.
التكنولوجيا اليوم تقدم لك موارد غير محدودة لتوفير الوقت وتجعلك أكثر إنتاجية من أي وقت مضى. وتُتِيحُ لك الاستفادة من الفرص كي تُصبح الشخص الذي كنت تريد دائماً أن تكونه. إن الوقت يمر وعليك أن تُجاريه.
ممارسات ستُساعِدك لاكتشاف نقاط قوتك وبالتالي تحسين الانتاجية في العمل
هل شعرت بالضغط والضياع بسبب كمية المهارات الموجودة والتي يجب عليك إتقانُها؟ هل لاحظت أن هناك بعض المهام التي تقوم بإنجازها بكل سهولةٍ وتألق، في الوقت الذي تتعامل فيه مع مهامٍ أخرى بحماسٍ وشغفٍ أقل؟ يُمكنك الوصول للإنتاجيةِ المُثلى بشكل أسرع إذا قمت بالاعتماد على الأمور التي تعرف القيام بها بشكل جيد جداً.
ما يلي اربعة طرق ستُساعِدُك بالعثور على نقاط القوة الخاصة بك:
- مراقبة وملاحظة الأشياء التي تجعلك سعيداً: قم باستكشاف العالم من حولك واستمع إلى صوتك الداخلي. أي من المهام تُلهمُكَ وتُشعِرُكَ أنك على قيد الحياة؟ ماهي المواضيع التي تتحدث عنها بحماس؟ ماهي الأشياء التي أنت على استعداد ان تُمضي ساعاتٍ طويلةٍ وأنت تقوم بها؟ قم بالإجابة على هذه الأسئلة عندما تَجِدُ نفسك في تجاربٍ جديدة وعندما تدفعُ نفسك خارجَ منطقةِ الراحةِ الخاصةِ بكَ.
- ملاحظة ما تقوم به بشكل مختلف عن الآخرين: إن قِيامكَ بشيءٍ ما قد يُشعِرُك بالسعادة ولكن ليس بالضرورة أن يُشعِرَك بأنك فريدٌ من نوعِك. قد تُحب كتابة السيناريوهات، لكن مستوى القِطعة أو الحوار قد يكون متوسطاً، بالطبع يمكنك العمل على تحسين هذه المهارة، لكنك تمتلك مسبقاً شيئاً تجيد القيام به ولديك شغفاً تجاههُ في نفس الوقت، لذا ابحث عنه. انظر أولاً إلى ما يأتي بشكلٍ طبيعي واهتم به.
- اختيار صفاتك المفضلة: فكر الآن، ماهي الأشياء التي تُحِبُها عن نفسك؟ ما الأشياء التي تجعلُك فخوراً بنفسك؟ ليس عليك التفكير بأكبر وأهم إنجازاتك من أجل ذلك. ابحث قليلاً في لحظاتِ حياتك اليومية عن تصميمك وقدرتك على التعافي بعد الصعاب التي مررت بها، النظرة المشرقة للحياة، الانضباط، الحماس والشغف للتعلم والسمات الإيجابية الأخرى.
- القراءة: ضع هدفاً وهو أن تقوم بالقراءة يومياً عن التطوير الذاتي، حتى ولو مقالاً واحداً يومياً. ابقي نفسكَ على إطلاعٍ بما يجري في العالم، الطرق التي يَتبِعُها الأشخاص لتحفيز أنفُسِهم، العادات التي يتبِعونها لتحسين وتطوير أنفُسِهم. وبينما تقوم بالقراءة انظر إلى أعماقِ نفسِكَ وتحسس نقاط القوة لديك التي تتجاوب مع ما تقرأ.
إن عدم قدرتك على تحديد نقاط القوة والضعف لديك سيكونُ خطراً على قُدراتِك الإنتاجيةِ.
كل شخص يمتلك ويُقدمُ شيئاً يجعله فريداً من نوعه. قم بأخذ استراحة الآن، ثم قم بالبحث عن إمكانياتك وميزاتِكَ وابدأ باستثمارهم بالشكل الصحيح. ستُبهِرُ نفسكَ بنجاحكَ.
تقنيات لإدارة الضغط والإجهاد
غالباَ ما ستَشعُر بالضغط والإجهاد عندما يتوجبُ عليكَ تحقيق أهدافٍ ضخمةٍ قد تتخطى الموارد الموجدة تحت تَصرُفِكَ. على سبيل المثال، الالتزام بالإطار الزمني لمشروعٍ ما، مستوى تَحَفُزِكَ الحالي، بالإضافة إلى ذلك فإن حالة الضغط والإجهاد التي تمر بها سَتَستنزِفُ قدراتك الذهنية أيضاً، بالتالي ستتركُ لإنتاجيتكَ هامشا ً صغيراً.
لذا، مايلي اربعةُ نصائحٍ لتُساعدك على التأقلم والتغلب على الضغط والإجهاد
- التوقف والابتعاد عن تعددِ المهام: هناك نظرية في عِلمِ النفس تُسمى ” تأثير زيجارنيك ” والتي تنص على أن الدِماغَ يميلُ إلى تَذَكُرِ المهام التي لم تقم بإنجازِها أكثر من تلك التي أنجزتها. وفقاَ لذلك، عند تَعدُدِ المهام، سَيَستَمِرُ دماغك بتَذكِرك بالمهام التي لم تقم بإنجازها، لذا قم بالتركيزعلى مهمةٍ واحدة فقط، وعندما تنتهي منها باشر بالمهمة التالية.
- التمرين: دون أي شك، تنطبق هذه النصيحة على كل شيء بشكل رائع، وخاصةً على إدارة الضغط والإجهاد. سَوفَ تُفاجأ عندما تَعلم بطريقة ومدى تأثير التمرين على آليةِ عملِ الجسمِ وكيف سَيجعلُهُ يعمل بتناغمٍ كي يُزودك بالكميةِ اللازمة من هرمون الأندوروفين كي يُبقيك في مأمن من الإجهاد الذي قد تُواجهه. فمهما كان جدول اعمالِكَ متخماَ، اعثر على طريقة كي تجد وقتاَ للتمرين.
- التفكير الإيجابي: هل سَمعت مسبقاً عن “برمجة اللغويات العصبية”؟ هي عبارة عن نموذج وبرنامج للتواصل يعمل على تدريبِ الدِماغ كي يقوم بالتفكيرِ والعمل بأكبر قدر من الفعّالية والإنتاجية. على سبيل المثال، أذا واجهتَ قدراَ كبيراً من العملِ الواجبِ عليكَ إنجازهُ، سيقومُ دماغُكَ بالتعاملِ مع هذا الموقف على أنه فرصة مثيرة وممتعة لتقوم بتحدي نَفسِكَ وكي تقوم بتطويرِ مهاراتِ إدارةِ الوقتِ الخاصةِ بكَ.
- التخلي عن فكرة الكمالية: خصوصاً إن كانت شخصيتك تَندرجُ ضِمنَ فئة الشخصيات (أ)، فمن السهل أن تقع في فخِ الكمالية. الكمال غير موجود، سَتَشعر بالإجهاد والإرهاق بسبب العمل المتواصل دون هوادة ولن تَشعُرَ بالرضى عن النتائجِ والمخرجات. قد تُناقش بأن فكرةَ الكمالية تجعلك تخرج وتقدم أفضل ما لديك، عوضاَ عن ذلك حاول أن تكون شخصاً يقدم “إنجازات رفيعة المستوى”، فهذه نسخةٌ أصّح للنجاح.
لا يُمكِنُكَ تجنب الضغط والإجهاد عند إدارتك لمشروع تجاري أو عند التعامل مع وظيفة معينة، لذلك فقد حان الوقت لتفكر في كيفيةِ التعاملِ مع ذلك. بأخذ هذه التقنيات بعينِ الاعتبار سوف تَجِدُ نَفسكَ تعمل بإنتاجية وتؤدي المهامَ بنجاحٍ حتى في ظلِ المواقفِ المجهدةِ والعصيبةِ. قريباً سَتُبهِرُ نَفسكَ وستُصبِحُ شريكَ العملِ المفضل للجميع.
طرق مختصرة لعملية إتخاذ قرار أفضل لتحسين الانتاجية في العمل
هل تساءلت كيف أن إتباعَ أسلوبٍ مختلفٍ لصنعِ واتخاذِ القرارِ يُمكنُ أن يُعززَ ويُحسنَ من الإنتاجيةِ؟ فكّر بذلكَ، إن حياتكَ بالمجملِ هي نتيجةٌ للقراراتِ التي قُمتَ باتخاذِها، بدايةً من الصباحِ الباكرِ وعندما يَرنُ المنبه وتبدأ بالتفكيرِ إما النهوضِ فوراً أو تأجيلُ المنبهَ كي تغفو مجدداً، وصولاً لآخر الليلِ عندما تفكر “هل هذا يكفي لليوم، أم علي البقاءَ مستيقظاً قليلاً بعد ”
ما يلي خمس نصائح من أجل تحسين جودة ونوعية القرارات التي تقوم باتخاذها:
- الاقتصاد و التوفير: إن قوتكَ وقُدرتكَ التفكيرية ستنخفِضُ وتتناقصُ مع كلِ قرارٍ تتخِذُهُ، لذا لا تَقُم بإضاعةِ وهَدرِ طاقتِكَ إلا على الحالات والمواقف التي تستحقُ ذلكَ. يوٍجد ُفي عِلمِ النِفس مُصطلح “القرار المُتعب” والذي يُشيرُ إلى الحالةِ التي تبدأُ فيها باتخاذِ قراراتٍ سيئة بعد ما أن قمت بإنجاز الكثير. سيسببُ لك ذلك على المدى الطويل الضغط والإجهاد مما سَيخلُقُ لك حالةً من الإغراء للمماطلة وتأجيل اتخاذ القرار.
- إنصح صديقكَ الوهمي: إذا كنت على وَشكِ اتخاذِ قرار، قم بلعب دور الشخص الغير معني بهذه المهمة. فعوضاَ عن ذلك، إن صديقكَ الوهمي هو الذي سيقوم بهذه المهمة وسيتخذُ القرار. عليك فقط الجلوسَ معه ومناقشةَ الموضوع برُمته، قم بتقديمِ أفضلِ حُلولِكَ وأفكاركَ فيما يتعلق باتخاذ القرار المناسب. بوضع هذه التقنية في ذِهنكَ، ستجدُ نفسك قد تحررتَ من مشاعرك السلبيةِ التي من شأنها أن تؤثرَ وتسيطرَ عليك.
- تَجنُب ضغط المعلومات الزائدة: غالباً أنك على درايةٍ بهذا الموقف، مثلاً: عندما يشكو شخصٌ ما ” يوجد لدي الكَثير من الملابس لدرجة أني لا أعرف ماذا أرتدي”. غالباَ ما يحدث ذلك خلال عملية صنع واتخاذ القرار. فإذا قمت بالبحث والتفكير وجمعِ المعلومات والمعطيات في ذهنك، سيصل حجم هذه المدخلات لدرجةٍ تتجاوز قدرتك على التركيز. لذا عليك بإبقاء تفكيرك وتركيزك موجهاً على الأمور المتعلقة بالقرار.
- الخروج من الصندوق و النمطية: هذا هو الجزء الممتع من عملية اتخاذ القرار، وهو العاملُ الذي سيَجعَلُكَ تبرزُ كصانعِ قرارٍ مُبدعٍ. فبعد أن قمت بجمعِ المعلومات التي تَحتاجُها قم بدفعهم خطوةً أبعدَ من ذلك فقط، قم بجعلِ المألوف يبدو مختلفاً واتخذ قرارك في ضوءِ جديد.على سبيل المثال، عندما تُقررُ أن تعمل بدلاً من مشاهدة فيلمٍ اشتريته للتو، فأعمل أثناء تناولكَ لبعضِ الفوشار. إن تحدي الأنماط المألوفة يخلق الدافع.
- مراجعة قراراتك: يجب القيام بهذه الخطوة البسيطة في حالتين، قبل اتخاذ القرار وبعد اتخاذ القرار. أولاً: يجبُ عليك تحضيرُ خطةٍ بديلةٍ لاستخدامها في حالِ حدوثِ امرٍ غير متوقعٍ لترتيباتك وخطتكَ الأساسية. ثانياً: عليك تقيمُ القرار بعدَ أن قمتَ بتنفيذه، بحيث أنك ستتمكن من تَسخيّرِ ميزاته وتفادي سلبياته، وذلك من أجلِ القراراتِ القادمةِ التي ستقوم باتخاذها لاحقاً.
إن العوامل التي تقتلُ وتُخفِضُ الإنتاجية موجودةٌ في كلِ مكانٍ، داخلَ ذهنِكَ وخارِجهُ. واحدةٌ منها هي فَخُ صنع القرار، وهي العملية التي قد تُكَلِفُكَ في بعض الأحيان الكثير من الوقت لإنجازها وأيضاً الكثير للعمل على إصلاح نتائجها في حال أن سببها هو قرار سيء. إن إتباع التكتيكات المذكورة في الأعلى سيضعك على الطريق الصحيح كي تصبح صانعَ قرارٍ لامعٍ , كفؤاً و فعّالاً على حدٍ سواء.
عادات لحياة إنتاجية دائمة
تعلم كيفيةَ الحفاظِ على هذا المستوى من الأداء. لكن قبل ذلك، ومن أجلِ اعتمادِ اسلوبٍ فعّالٍ للقيامِ بتغيّر حياتكَ عليك بالعودةِ لهذهِ النصيحة التي لا غنى عنها: “كل شيءٍ يبدأ بدافعٍ وينتهي ليُصبِحَ عادةً”.
مايلي ستُ عاداتٍ فعالة للحفاظ على مستوياتك الإنتاجية في ذروتها:
- الاستفادة من الموارد المتاحة باكثر قدر ممكن هذا ما يقوم به رجالُ الأعمالِ كي يَصِلوا بِعَائِداتهم لأقصى حدٍ ممكنٍ. سواءَ كُنتَ شخصاً يفضلُ الصباح أو كنت من محبّي الليل، قم بالعمل على إنجازِ المهام التي تحتاجُ إلى تركيزٍ عاليٍ عندما تكون في قمةِ حيويتكَ، لكن عندما تبدأ بالشعورِ بالخمول خلالَ النهار، انتقل للقيام بالمهامِ الأسهل او المهام التي تتطلبُ التعاملَ مع اشخاصٍ آخرين كإجراءِ المكالماتِ او الاجتماع مع العُملاء.
- أخذ الاستراحات القصيرة بشكل مُعتاد: إذا كان عَمَلُكَ يَتَطَلَبُ منكَ الجلوسَ لساعاتٍ طويلةٍ، فعليكَ أخذُ استراحةٍ بين الحينِ والآخرِ، وإن لم تقم بذلك فإن جِسمكَ وعقلكَ قد يُصابانِ بالخَدَرِ وسَيحتاجان إلى دافعٍ لإعادةِ إنتاجِ الطاقةِ الازمةِ من أجلِ متابعةِ العمل. قم بالوقوف والتمدد، قم بجولةٍ صغيرةٍ في مكانِ العمل، اجلس في أشعةِ الشمس أو استنشق هواءً نقيً، عدا عن ذلك ستصل إلى مرحلةِ الإرهاق وسَتَضطرُ لتَحفيزِ نفسكَ من أجلِ متابعةِ العمل وَسيستهلِكُ ذلك الكثير من الوقت والطاقة.
- الاستمرار بممارسة الهوايات: تُعتبرُ ممارسة الهوايات النُسخة المُطّولة من “الاستراحة”، فأنت بحاجةٍ لممارسة الهويات بالقدر نفسه الذي تحتاج فيه لأخذ الاستراحات وذلك لعدة أسباب. تعتبر مُمارسة الهوايات الحلَ الامثل للتخَلُصِ من ضغطِ العمل، فهي توجه تفكيرك في اتجاه آخر، بالإضافة لذلك ستُساعِدُكَ ممارسةُ الهوايات بتحسينِ وتطويرِ جودةِ عملكَ عن طريق مايسمى ب “التفكير الجانبي” والذي يُعتبرُ نهجاً إبداعياً لحلِ المشاكلِ. لذا خذ وقتك وقم بما تحب.
- إتباع قاعدة الدقيقتين: هل سمعتَ بها مُسبقاً؟ أنها قاعدة بسيطة وسهلة وتتألف من تطبيقين.
أولاً, كلما كانَ لديك مهمة بسيطة تحتاجُ لدقيقتين أو أقل لإنجازها قم بإنجازها فوراً دون تأخير.
ثانياً، كلما وجدت نفسك يأساً ولا تملك الدافع لإنجاز المهمة، قم بالعمل على هذه المهمة بتركيزٍ عاليٍ لمدة دقيقتين فقط، ستجدُ أن دماغكَ قد قام بضبط نفسه ليقوم بهذه المهمة. لمزيدٍ من المعلومات عن هذا الموضوع راجع كتاب ديفيد آلن tting things done الموضوع راجع كتاب ديفيد آلن “” المهمة, قم بالعمل على هذه المهمة بتركيز عالي لمدة دقيقتين فقط . ” كيف تنجز جميع المهام“. - استخدام أدوات تنظيمية: يوجد الكثير من هذه التطبيقات والأدوات، عليك فقط البحث عن طريقِ الأنترنت والعثور على التطبيقات التي تتناسبُ مع احتياجَاتِكَ. على سبيل المثال: “Evernote” هو تطبيق يُمَكِنُكَ من تسجيل الملاحظات، تنظيم المعلومات وكتابةِ الأفكارِ التي قد تَخطرُ في ذهنك، مع إمكانية مزامنة ذلك على عدة أجهزة.
“Bullet Journal” تطبيق يَتَضمن نموذجاً للوائحِ المهام بلإضافة لكونِهِ مجلة في نفسِ الوقتِ.
“Google Docs ” تطيبق يساعِدُكَ على تَسجيلِ المُلاحظات و مشاركة الملفات و تَعِدِيلها على عدة أجهزة.
” Google Calendar” تطيبق يُساهم بإغناءِ تَجرِبتِك لجدولة وتنظيم مهامك اليومية دون أن تَتَداخل المهام مع بعضها البعض, وقائمة التطبيقات تطول. - الالتزام بأسلوب حياة صحي: كي تُبقي حالتكَ الإنتاجية فَعّالةً بشكلٍ دائمٍ، عليك بالحفاظ على حياةٍ صحّيةٍ جسدياً وعاطفياً وجعل ذلك أولويتك القصوى، عن طريقِ إتباعُ نظامٍ غذائيٍ متوازنٍ، ممارسة التمارين الرياضية، أخذ قسط كافي من الراحة والنوم، الضحك، الاستماع للآخرين وأن تُحيطَ نفسك بأشخاصٍ سعداء. قم بتخصيص وقت لنفسك، سامح، الإتزم بطقوسٍ إيجابيةٍ. أخيراً وليس آخراً، قم ببناء وإدخال روتين معين في حياتك يوفر عليك أن تسأل نفسك ماهي الخطوة التالية؟
من الطبيعي أن تستيقظ كل يوم بمستويات تَحَفُزٍ مختلفة عن باقي الأيام، لكن فقط الشخص الذي يتمتع بعقلية النجاح يستطيع التخطيط للمحافظة على نمط وأسلوب حياة فعّال وإنتاجي على المدى الطويل. لذا ابدأ من اليوم، وقم بتجربة كل من هذه التقنيات على حِدى، وراقب إمكانيتك تَنمو وتَنضج أضعافاً مضاعفة.