كيفية كتابة بريد الكتروني (إيميل) بإحترافية
الكاتب / الكاتبة نشرت في مايو 11, 2018
من المهم جداً الرد على بريدك الالكتروني بطريقة مهنية عالية. سنناقش في هذه المدونة كيفية كتابة بريد الكتروني بالاضافة إلى أفكاراً مفيدة بإمكانك أن تحفظها في ذهنك عند كتابة رسالة.
- إملأ السطر الخاص بالموضوع بشيء لافت للنظر يعني الكثير لمن يقرأ الرسالة.
- حاول أن تلج إلى الموضوع مباشرة واكتب المضمون الرئيسي للرسالة في بدايتها وتأكد بأن حجم الرسالة لا يزيد عن 2-3 فقرات. بإمكانك دوماً إضافة قسم لمعلومات أكثر أو إرفاق وثيقة تحوي كل التفاصيل ليُتاحَ إلى القارئ خيار الإطلاع عليها كاملة.
- كن واضحاً في رسالتك وتأكد من أنها ليست مبهمة.
- تأكد من عدم وجود أخطاء قواعدية وأخطاء في التنقيط (فواصل ونقط) في رسالتك. إستخدم مدقق التهجئة والقواعد وأعد قراءة وتصحيح رسالتك عدة مرات قبل إرسالها. فمن الصعب إسترجاع رسالة في بعض الأنظمة.
- تذكر من أن تقول “من فضلك” و “شكراً لك”. كن لطيفاً.
- أضف قسم قالبي للتوقيع مع تفاصيل الإتصال الضرورية. لا حاجة لك أن تكون رسالتك متراكمة بـ “أمثال” أو عمل فني في قسم التوقيع. حافظ على جمال وأناقة الرسالة.
- كن حازماً في تلقي الردود وأجب علي رسائلك. إذا كان هناك أي تأخير،فاحرص على ذكر أسباب التأخير.
هذه هي بعض الأفكار المفيدة التي بإمكانك تذكرها عند إرسال رسائل تجارية. شكرا لك.
إقرأ المزيد: محضر اجتماع : تعلم كيفية تسجيل دقائق الإجتماع
المهارات الهاتفية المهنية
عند الرد على مكالمة هاتفية في مؤسسة عليك التقيد بالنقاط التالية لكي تتجلى الإحترافية في بيئة عملك.
- إرفع سماعة الهاتف بتحية رسمية: إبدأ بإلقاء التحية والتعريف بنفسك. تستطيع أن تقول، “صباح الخير/مساء الخير، هذه ساره من بوتينشال، كيف لي أن أحول مكالمتك؟” تأكد من أن تكون ممتع وأنت على الهاتف.
أنهِ المحادثة وأنت تقول: “شكراً سيدي/ سيدتي هل من أمر آخر أساعدك به”؟
تأكد من استخدام جمل مثل “آمل أن أراك قريباً. آمل السماع منك ثانية. شكراً على الإتصال ببوتنشال” تأكد بأن الترددات المعطاة على الهاتف هي إيجابية وتعكس تأكيداً كاملاً واحترافية.
- إرفع سماعة الهاتف بسرعة: الناس لا يحبون الإنتظار وهم يتصلون. تأكد بأنك ترد على الإتصال عند الرنة الثالثة.
- تأكد بعدم وجود ضجة كبيرة في الخلف.
- في حال لقاء زبون صدفة يشتكي من منتج أو خدمة ما، تأكد من أنك إيجابي وتتصرف بصداقة.
- إن كنت تأخذ رسالة لشخص ما، يجب أخذ التفاصيل التالية:
- إسم المتصل
- المتصل به أو بها
- غاية الإتصال
- عنوان الإيميل أو رقم الإتصال يمكن الوصول إليه/إليها.
تأكد من تكرار الرقم للتأكد من صحته. قدم نفس المعلومات إن كان عليك ترك رسالة لشخص ما.
التقيد بالنقاط أعلاه ستساعدك في تفاعلاتك اليومية على الهاتف في مكان عملك.