مهارات الاتصال : تعرّف على أُسس ومهارات عمليّات مراكز الاتّصالات في الشركات
الكاتب / الكاتبة نشرت في مايو 11, 2018
تعتمد ملايين الشركات في العالم على مهارات الاتصال بحيث توجد عمليات مراكز الاتصالات للرد على مكالمات العملاء أو لبيعهم المنتجات والخدمات. ومن ناحية أخرى، يستخدم جميع المهنيين الهاتف كوسيلة للاتصال والتواصل مع عملائهم وشركائهم وزملائهم.
الفرق بين مركز الاتصالات ومركز خدمة العملاء
تمَّ تصميم مراكز الاتصالات للتعامل مع المكالمات الصوتية الواردة إلى المركز أو الصادرة منه. وأصبحت مراكز الاتصالات هذه تُعرفُ بِاسم مراكز خدمات العملاء نظرًا لأنها تهتم بجميع ارتباطات عملائها.
نشأت مراكز الاتصالات لتصبح وسيلة شائعة جدًا لخدمة العملاء، على الأخص مع تطور أنظمة الاستجابة الصوتية التفاعلية – وهي أنظمة تتيح الاستجابة الفورية والتلقائية للاتصالات التي تطلب منكم الضغط على الرقم 1 لطلب هذا والرقم 2 لذاك إلخ.. وقد صُمّمت مراكز الاتصال في البداية للتعامل مع الاتصالات الصوتية الواردة إلى المركز أو الصادرة منه.
غير أنه مع التقدم التكنولوجي والتقني وإتاحة المزيد من الفرص للناس للتفاعل مع المؤسسات والشركات، كان لازمًا على مراكز الاتصال أن تتطور هي بدورها أيضًا للتمكن من التعامل مع جميع تفاعلات العملاء ومن بينها البريد الالكتروني، ومواقع التواصل الاجتماعي، ونظام المحادثة الآنية عبر الانترنت وما شابه ذلك. وقد أصبحت مراكز الاتصال هذه تعرف في ما بعد بمراكز خدمات الزبائن حيث كان ضروريًا لها الأخذ في الاعتبار جميع أنشطة العملاء.
وحيث إنه يمكن للعملاء أن يتواصلوا مع مراكز خدمات العملاء عبر أي قناة، توجب على هذه المراكز تكوين نظرة شاملة عن العميل من خلال نقاط التماس مختلفة، وهو ما يعرف بـ “صورة 360 درجة عن العميل”.
نوعان من الاتصالات يدخلان ضمن نطاق عمل مركز خدمة العملاء
يدخل ضمن نطاق عمل مراكز خدمات العملاء نوعان رئيسيان من الاتصالات أو التفاعلات، وهما كما يلي:
- الاتصالات الواردة: وهي اتصالات يتلقاها المركز من عملاء لديهم مشكلة معينة أو يريدون طرح سؤال أو استفسار ما. ويجب أن يتم الرد على هذه الاتصالات بأسرع وقت ممكن وبفاعلية قصوى. ونظرًا لأنّ هذه الاتصالات تنشأ بواسطة العميل، فإنها تمكنه من الحصول على فرصة رائعة للتمتع بالخدمات الاستثنائية التي يقدمها المركز.
- الاتصالات الصادرة: وهي اتصالات يجريها موظفو مركز خدمات الزبائن إما بهدف بيع المنتجات أو الخدمات وتحصيل الأموال المستحقة وإجراء استطلاعات للرأي بشأن خدمة الزبائن، أو لمتابعة طلب اتصال وارد. ومن المحتمل أن تكون عملية إجراء الاتصالات الصادرة صعبة جدًا حيث إنه قد يتم الاتصال بالعميل اعتباطيًا في وقت غير ملائم له.
يجب التفكير جيدًا في كيفية التعامل مع الاتصالات بكفاءة وفعالية لكي تضمن المؤسسات والشركات تقديم أفضل تجربة ممكنة لعملائها.
العناصر الثلاثة لأي اتصال وارد إلى مركز الاتصال
تتيح مراكز الاتصال للمؤسسات والشركات وسيلة فعّالة وملائمة لحل مشاكل العملاء أو التعامل مع احتياجاتهم. وتشكل الاتصالات القائمة بين عامل الهاتف الذي يجيب على الاتصال والعميل أو المتصل على الجانب الآخر من الخط، أساسًا لأي عمليات تشغيلية لمركز الاتصال.
هناك ثلاثة عناصر لأي اتصال وارد إلى مركز الاتصال يجب أن يتم تدريب عاملي الهاتف عليها، وهي كما يلي:
- استقبال المكالمة: عند ورود الاتصال، يرفع عامل الهاتف السماعة ليباشر بالترحيب بالعميل وتعريفه بنفسه.
- محتوى المكالمة: يتمحور التركيز في الجزء الأهم من المكالمة على الاستماع جيدًا للعميل، وفهم احتياجاته ومتطلباته، والعمل فورًا على تلبيتها ومعالجتها بالشكل المناسب.
- إنهاء المكالمة: قبل إنهاء المكالمة مع العميل، على عامل الهاتف توديع العميل بالإعراب عن جزيل الشكر له، ومن ثم وضع ملخص للمكالمة الهاتفية وإضافة أي ملاحظات إلى نظام العملاء.
المهام الوظيفية لفريق مركز خدمة العملاء
تم تصميم مراكز خدمات العملاء ليتمحور عملها حول أداء مهام وظيفية رئيسية يتولّى الإشراف على كل منها فريق معين. وفي ما يلي نورد فرق العمل الاعتيادية التي تتواجد في أي مركز خدمات زبائن:
- عامل هاتف مركز خدمات الزبائن – يتولى مسؤولية الإجابة على الاتصالات الواردة من العملاء أو إجراء الاتصالات الصادرة من المركز.
- قائد فريق مركز خدمات الزبائن – يتولى المسائل المستعصية التي يعجز عامل الهاتف عن إيجاد الحلول لها.
- قائد فريق إدارة القوى العاملة – يتولى مسؤولية إعداد جداول بيانات الموظفين وساعات عملهم، وسجلات الأعياد الرسمية والإجازات.
- فريق إدارة الجودة النوعية – يتولى مسؤولية مراقبة التفاعلات، وإعداد بطاقات الأداء، والتوصية بتدريب عامل الهاتف أو التوصية باتخاذ إجراءات تصحيحية.
- فريق نظم المعلومات الإدارية – يتولى مسؤولية إعداد لوحات مؤشرات الأداء الرئيسية، بالإضافة إلى تقارير الأداء اليومية والشهرية والسنوية، وتقرير أعداد المكالمات، إلخ..
- مدير مركز خدمات العملاء – يتولى مسؤولية الإدارة العامة لمركز خدمات العملاء.
أفضل خمس كلمات وعبارات لاستخدامها أثناء خدمة العملاء
عندما يتواصل العملاء مع مركز خدمة العملاء ، فهم عادةً يواجهون مشكلة ما، ما يعني أنهم بالفعل قد بدأوا تواصلهم معكم بتجربة سلبية. ومن أجل تحقيق هدفكم المنشود بتحويل تجربتهم السلبية إلى واحدة إيجابية، يجب الإمعان في انتقاء الكلمات والعبارات التي ستستخدمونها حيث إنها يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا.
في ما يلي نورد خمس كلمات وعبارات هامة يمكن استخدامها أثناء خدمة الزبائن:
- نود أن نعرب لكم عن خالص أسفنا لمواجهتكم لهذه المشكلة
- بناءً على خبرتنا في هذا المجال، إننا نرى أن هذا هو الخيار السليم والإجراء الصحيح الذي يجب اتخاذه
- استبدال كلمة “ولكن” بـ “كل ما أقوله هو أنّ”
- عند خروج الأمور عن السيطرة، يمكنكم تذكير العميل بقولكم “أنا أقوم بواجبي فحسب”
- بالطبع! هي كلمة أكثر فعالية بكثير من نعم
يمكن لهذه العبارات الخمس أن تساعد على تحسين تواصلكم مع العملاء وتحويل الأوضاع السلبية إلى حالات أكثر إيجابية.
ثلاث نصائح حول كيفية التعامل مع عميل غاضب
الكثير منّا يصادف من وقت إلى آخر عند التعامل مع عملاء مشترين عميلًا غضبان – سواء كان ذلك داخل الشركة أم خارجها. ويكون بعض العملاء فظًين وغير معقولين، غير أنه في أغلب الأحيان يكون العملاء مقبولين ومعقولين.
في ما يلي نورد ثلاث نصائح حول كيفية التعامل مع عميل غضبان والتخفيف من وطأة المشكلة عليه:
- استمع، واستمع، واستمع أكثر فأكثر
- لا تجادل العميل، حيث إنك لن تربح أبدًا
- أظهر تعاطفك مع العميل وبيّن له أنك تفهم جيدًا وتدرك تمامًا المشكلة التي يعانيها
بعد إدراك المشكلة وفهم المسألة التي يواجهها العميل عليك بإيجاد الحلول، فإذا كنت قادرًا على ذلك فهذا عظيم! أما إذا لم تستطع القيام بذلك فعليك أن تكون واضحًا وتبيّن للعميل أن المشكلة خرجت عن سيطرتك وباتت تتخطى حدود قدرتك وأنك تتأسف جدًا لمروره بهذه التجربة. إلى جانب ذلك، يمكنك أن تعرض عليه ما يمكن أن يعوّضه عن التجربة السيئة التي مرّ بها، وذلك بحسب السياسة والإجراءات التي تعتمدها الشركة.
تذكّر جيدًا ألّا تأخذ أي تواصل سلبي مع أي عميل على أنه مسألة شخصية، بل يجب أن تتعلم أن تفصل بين عواطفك وواجباتك في العمل
النتائج الثلاث التي توجّه جميع أنشطة خدمة العملاء
يشكل العملاء عاملًا أساسيًا وضروريًا لجميع الأعمال،ويساعد الاعتناء الجيد بهؤلاء العملاء والاهتمام بأمورهم على زيادة ولائهم للمؤسسة أو الشركة التي يتعاملون معها. غير أن حلّ مشاكلهم يمكن أن يكون نشاطًا عالي التكلفة، أكان ذلك من ناحية إضاعة الكثير من الوقت أو تبديد الأموال. إذا كيف نتأكد من أننا لا نبالغ في خدمة الزبائن؟
في ما يلي ثلاث نتائج يجب أن توجّه جميع أنشطة خدمة الزبائن التي تقومون بها:
- التركيز على العملاء – تأكّد دائمًا أن تتمحور أي عملية أو نشاط تقوم به حول العميل
- تحفيز الأداء –قياس الأداء والعمل على تحسينه باستمرار
- توجيه النتائج – القيام دائمًا بمتابعة مدى فعالية أدائك في حل مشاكل العملاء ومدى رضاهم عن النتائج
تساعد النتائج الثلاث الواردة أعلاه على المحافظة على التوازن للتأكد من أنك تقوم بمعالجة مشاكل العملاء بفاعلية، بالإضافة إلى التأكد من كفاءتك في كيفية التعامل معهم بما يضمن تحقيق الرضا التام للعملاء.